Dal 2026 entrerà in vigore un nuovo obbligo che riguarda tutti gli esercenti dotati di POS e Registratore Telematico (RT). Si tratta del collegamento “logico” tra strumenti di pagamento elettronico e RT, previsto dalla Legge 207/2024 e disciplinato dal provvedimento dell’Agenzia delle Entrate pubblicato il 31 ottobre 2025. Un passaggio importante, pensato per rendere più trasparente il flusso dei pagamenti e dei corrispettivi, evitando però interventi tecnici invasivi sui dispositivi.
Nessuna sostituzione del registratore di cassa
La prima buona notizia è semplice: non sarà necessario cambiare il registratore di cassa attualmente in uso.
Il collegamento tra POS e RT non richiederà aggiornamenti fisici, sostituzioni o interventi tecnici: tutto si svolgerà tramite una procedura web, direttamente nel portale Fatture e Corrispettivi.
Come funzionerà il nuovo collegamento “logico”
Il sistema prevede la creazione di un’associazione univoca tra ogni POS e il relativo Registratore Telematico.
L’operazione sarà eseguita dall’esercente tramite una nuova sezione dedicata del portale A.d.E., che permetterà di:
- Identificare lo specifico strumento di pagamento elettronico:
L’esercente dovrà selezionare, all’interno dell’area dedicata del portale Fatture e Corrispettivi, il POS effettivamente utilizzato nel punto vendita. Il sistema richiederà l’inserimento o la conferma dei dati identificativi del dispositivo (come ID univoco, modello o codice fornito dall’istituto di pagamento), così da rendere chiara e tracciabile la provenienza di ogni transazione registrata. - Associarlo al Registratore Telematico che trasmette i corrispettivi:
Una volta individuato il POS, occorrerà collegarlo al RT installato nell’esercizio e registrato presso l’Agenzia delle Entrate. Questo passaggio permette di associare in modo univoco ogni pagamento elettronico al registratore che certifica i corrispettivi giornalieri, garantendo una piena corrispondenza tra le transazioni incassate e i dati trasmessi telematicamente. - Gestire eventuali modifiche o sostituzioni in caso di guasti o aggiornamenti:
In caso di sostituzione del POS (per guasto, aggiornamento o variazione del contratto con l’istituto di pagamento), l’esercente dovrà accedere nuovamente al portale per aggiornare il collegamento logico, rimuovendo il dispositivo non più utilizzato e associando quello nuovo. Lo stesso vale per qualsiasi variazione strutturale del parco dispositivi: il sistema deve rispecchiare sempre la configurazione reale presente nel punto vendita.
Responsabilità dell’operazione
È bene evidenziarlo con chiarezza: la procedura è interamente a carico dell’esercente, che può avvalersi della consulenza del commercialista.
Il fornitore del POS non potrà fornire assistenza o consulenza in merito, come specificato anche nelle comunicazioni tecniche diffuse ai clienti.
Quando sarà disponibile la procedura
La sezione dedicata nel portale non è ancora attiva.
Secondo quanto anticipato dall’Agenzia delle Entrate, la data presunta per la pubblicazione è marzo 2026, ma attendiamo la conferma ufficiale.
Tempi di adeguamento
Le scadenze varieranno in base a quando il POS è stato attivato:
1. POS già attivi a gennaio 2026
Il collegamento dovrà essere effettuato entro 45 giorni dalla messa online della procedura web.
2. Nuovi POS attivati dopo il 31 gennaio 2026
Per gli strumenti attivati successivamente valgono finestre temporali precise:
- dal 6° giorno del secondo mese successivo alla data del primo utilizzo del POS;
- fino all’ultimo giorno lavorativo dello stesso mese.
Le stesse tempistiche si applicano anche alle sostituzioni per guasto o a qualsiasi modifica di POS già esistenti.
Cosa fare nell’immediato
Nell’attesa della pubblicazione della procedura, è utile:
- verificare i POS attualmente in uso nel punto vendita;
- recuperare i dati identificativi dei dispositivi;
- individuare il soggetto incaricato di effettuare il collegamento (titolare o delegato);
- aggiornare le procedure interne in vista del nuovo obbligo.
Conclusioni
Il collegamento tra POS e RT rappresenta un passo verso una maggiore trasparenza nella gestione dei pagamenti elettronici. L’operazione è semplice, ma richiede attenzione ai tempi: per questo è importante prepararsi fin da ora, così da gestire l’adempimento senza intoppi.
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