In un contesto sempre più digitalizzato, gli amministratori delle società sono oggi tenuti a comunicare ufficialmente il proprio indirizzo digitale (PEC) al Registro delle Imprese.
Si tratta di un obbligo introdotto per rafforzare la trasparenza e garantire che tutte le comunicazioni di carattere legale e amministrativo possano raggiungere i destinatari in modo certo e tracciabile.
Obbligo comunicazione PEC: a chi si applica
Questo adempimento riguarda:
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l’amministratore unico della società, che dovrà provvedere a comunicare la propria PEC personale o, come vedremo, potrà indicare quella della società stessa;
- i membri del consiglio di amministrazione, ciascuno dei quali ha la responsabilità di comunicare il proprio domicilio digitale.
Una possibilità offerta dalla normativa è quella di poter indicare, in alternativa alla propria PEC personale, l’indirizzo PEC della società stessa come domicilio digitale.
Facciamo un esempio concreto: se in una società siedono in consiglio cinque amministratori, ognuno di essi ha facoltà di comunicare come proprio domicilio digitale la PEC aziendale già attiva.
Come si effettua la comunicazione
La comunicazione dell’indirizzo digitale degli amministratori avviene tramite il portale DIRE delle Camere di Commercio. È necessario accedere alla sezione:
“Organi sociali e persone con cariche e qualifiche” → “Variazione domicilio/residenza e anagrafica persone digitali”.
È importante sapere che l’adempimento, se limitato alla comunicazione della PEC da parte degli amministratori, è esente da diritti e bolli: un incentivo in più a regolarizzare la propria posizione senza costi aggiuntivi.
Casi particolari in cui sono dovuti diritti e bolli
Vi sono invece alcune situazioni che prevedono il pagamento di diritti e bolli:
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quando un procuratore, cioè un soggetto diverso dagli amministratori dotato di specifica procura, intende eleggere un proprio domicilio digitale e registrarlo ufficialmente;
- quando un socio della società — anche se ricopre contemporaneamente una carica amministrativa — desidera comunicare un proprio indirizzo digitale, agendo però in qualità di socio e non di amministratore.
In questi casi la pratica non è esente e comporta i relativi costi di registrazione.
Il ruolo del professionista incaricato
La normativa prevede la possibilità che la comunicazione venga gestita da un professionista incaricato — tipicamente il consulente di fiducia della società, come il commercialista.
In questo caso, il professionista dovrà dichiarare espressamente di essere stato delegato ad adempiere a tale obbligo da ciascun amministratore coinvolto. È quindi necessario che sia in possesso di:
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un mandato individuale da parte di ogni amministratore, oppure
- un mandato congiunto firmato da tutti gli amministratori interessati dalla pratica.
L’obiettivo è garantire la tracciabilità e la trasparenza dell’incarico, evitando che il professionista agisca senza un conferimento formale.
Quando è necessario comunicare la PEC
Non esiste una scadenza “generale” per l’adempimento: l’obbligo scatta in corrispondenza di determinate circostanze, quali:
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variazione dell’organo amministrativo, ad esempio in caso di nomina di un nuovo amministratore, riconferma della carica, revoca o dimissioni;
- e ogni volta che tali variazioni comportano modifiche da comunicare al Registro delle Imprese, con la previsione di un termine massimo di 30 giorni per presentare la pratica.
Per maggiore chiarezza, ecco un esempio pratico:
se un amministratore unico è stato nominato “fino a revoca o dimissioni”, può rimandare la comunicazione della PEC. Tuttavia, al momento di un eventuale rinnovo della carica — anche se la persona rimane la stessa — la comunicazione dovrà essere aggiornata e integrata con l’indirizzo digitale.
Per approfondire
Per chi desidera approfondire la normativa e conoscere nel dettaglio la procedura, è possibile consultare il sito ufficiale della Camera di Commercio di Milano, a questo link:
Obbligo di iscrivere il domicilio digitale degli amministratori e liquidatori delle società
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